Optymalizacja kosztów rekrutacji

Optymalizacja kosztów rekrutacji

O tym, że właściwa rekrutacja najlepszych pracowników do firm, jest jednym z kluczowych czynników decydujących o sukcesie w biznesie nie trzeba nikogo przekonywać. Od kilku lat mówi się coraz głośniej o rynku pracownika w wiodących obszarach sektora nowych technologii, nowoczesnej produkcji czy inżynierii. Na rynku pracy wyraźnie widać tendencję, gdzie zapotrzebowanie na wykształconych i doświadczonych pracowników nie ma pokrycia w ich faktycznej dostępności. Prowadzi to do sytuacji, w której na działania związane z szeroko pojętym HR poświęcane są coraz większe części firmowych budżetów. Przedsiębiorcy, widząc potrzebę pozyskania i utrzymania w swoich firmach odpowiednich pracowników, godzą się na wciąż rosnące koszty rekrutacji. Przy wydatkach tego rzędu warto zadbać o optymalizację kosztów rekrutacji, aby zainwestowane fundusze, przyniosły oczekiwany zwrot, a koszty zostały zredukowane o niepotrzebne wydatki. Trzeba więc znać koszt prowadzonych w firmie rekrutacji i odpowiednio skalkulować, kiedy bardziej opłaca nam się przeprowadzić je wewnętrznie, a kiedy zlecić firmie zewnętrznej.  Jak więc oszczędzać przy rekrutacji z głową?

1. Networking, czyli moc poleceń i sieć kontaktów!

Jednym z najskuteczniejszych, a zarazem najtańszych sposobów na pozyskanie odpowiedniego pracownika jest znalezienie go w swojej sieci kontaktów, czyli tzw. zatrudnienie z polecenia. Zalet takiego rozwiązania jest wiele, najważniejsze to niewielki nakład kosztów w porównaniu do efektów oraz pracownik, co do którego możemy z dużym prawdopodobieństwem przypuszczać, że sprawdzi się na stanowisku, bo ktoś za niego poręczył. Gdyby wszystkie stanowiska mogły być tak obsadzone… można tylko pomarzyć. Niestety, ale w rzeczywistości tylko ułamek naszego zapotrzebowania na pracowników może zostać zaspokojony tą metodą. Pamiętając o tym, że pracownicy zatrudnieni w ten sposób to jedne z najcenniejszych nowych nabytków firmy, duże przedsiębiorstwa już od jakiegoś czasu wprowadziły tak zwane premie za polecenie. Koszt maksymalnie kilku tysięcy w przypadku powodzenia takiego polecenia to niewielki wydatek w porównaniu z osiągniętym zyskiem. Jedną z zielonogórskich firm, która zdecydowała się na to wprowadzenie takiego rozwiązania jest Expondo:

Płatny system poleceń pracowniczych

www.corporate.expondo.pl

Warto więc inwestować czas w zdobywanie cennych znajomości i rozbudowę swojej sieci poleceń. Małe firmy, które zatrudniają nowych pracowników raczej incydentalnie niż masowo, często właśnie na tym zaczynają i kończą swoje poszukiwania. Gorzej jest w dużych podmiotach, które niemalże ciągle zgłaszają zapotrzebowanie na nowych pracowników. W takiej sytuacji dobrze współpracować z firmami, które mają rozległe kontakty w wąskich wyspecjalizowanych branżach.

2. Employer Branding

Ważnym elementem rekrutacji, który dodatkowo coraz bardziej zyskuje na popularności, są działania Employer Barandingowe firm. Dlaczego wiążą się one z optymalizacją kosztów zatrudnienia? Bo odpowiednie działania w obszarze EB pociągają za sobą szereg korzyści:

  1. Po pierwsze i najważniejsze, ułatwiają przyciągnie odpowiednich kandydatów.
  2. Po drugie kreują wizerunek firmy jako idealnego pracodawcy w oczach potencjalnych kandydatów.
  3. Ponadto pozwalają lepiej dopasować nowych pracowników do kultury organizacyjnej firmy.
  4. Zwiększają również zaangażowanie obecnych i nowych pracowników.
  5. Znaczne obniżają koszty rekrutacji.
  6. I wreszcie zmniejszają rotacje pracowników.

Jednym z częściej wymienianych przez kandydatów czynników niezainteresowania ofertą pracy, obok za niskiego wynagrodzenia, jest zły lub po prostu nieatrakcyjny wizerunek firmy. Dbanie o odpowiednią komunikację zalet oraz systematyczna praca nad poprawą reputacji powinny być więc uważane za ważny element procesu rekrutacyjnego, a sukcesy na tym polu z pewnością przyczynią się do oszczędności w obszarze działań rekrutacyjnych.

7 czerwca tego roku w Warszawie odbyła się konferencja Employer Branding Summit 2018, podczas której po raz siódmy wręczono nagrody pracodawcom, którzy zrealizowali najlepsze projekty EB. W tym roku do konkursu zgłoszono 127 projektów, a nagrody przyznano m.in. za strategię EB, innowację w EB czy zakładkę kariera. W kategorii film rekrutacyjny/wizerunkowy zwyciężyła firma Future Processing:

konkurs EB

www.future-processing.pl

3. Które kanały działają – Czyli odpowiednie wskaźniki rekrutacji

Bardzo ważnym obszarem analizy i ciągłego monitorowania na drodze do optymalizacji kosztów rekrutacji jest mierzenie jej efektów i wykorzystywanie tylko tych kanałów, które faktycznie działają. Ocena tego, jaki zwrot z inwestycji to poziom satysfakcjonujący zależy od wielu czynników: branży, skomplikowania stanowiska czy nawet lokalizacji. Nie można jednak liczyć na ograniczenie kosztów rekrutacji bez świadomego mierzenia jej efektywności.

Efektywność i optymalizacja kosztów rekrutacji

www.slideshare.net/Tigura

W niemalże wszystkich procesach rekrutacyjnych stosowanie jednego tylko modelu rekrutacji będzie niewystarczające. O wiele większe rezultaty przynosi zdywersyfikowanie kanałów dotarcia do Kandydatów. Dzięki takiemu rozwiązaniu łatwiejsze również staje się porównanie wykorzystywanych źródeł pod względem ich efektywności. Obliczając koszty musimy pamiętać o opłacie za publikacje ogłoszeń na portalach z ofertami pracy, kosztach marketingu rekrutacyjnego, wynagrodzeniu wewnętrznych rekrutrów, opłacie dla firmy zewnętrznej, a nawet koszcie licencji ATS (Applicnat Tracking System) czy pokryciu wydatków na działania operacyjne. Więcej na temat mierzenia wskaźników rekrutacji możecie się dowiedzieć z naszego poprzedniego wpisu: Dlaczego warto mierzyć efektywność rekrutacji?

4. Automatyzacja – ale nie za wszelką cenę!

Jedynym z pomysłów na szybszą i tańszą rekrutację jest automatyzacja procesów HR w firmie. Nie chodzi nam tu jednak o masowe wysyłanie identycznych wiadomość z szablonu do całej listy kontaktów. Takie działanie przyniesie więcej szkody niż pożytku. Jeżeli chodzi o sam kontakt z Kandydatem, powinien on być jak najbardziej zindywidualizowany i przemyślany. Można jednak automatyzować inne działania rekrutrów. Jednym z ważnych elementów jest tu dobrze dobrany system ATS, gdzie będziemy mogli przechowywać dane Kandydatów, umieszczać ich zgody, a później sprawnie ich wyszukiwać. Również automatyzacja publikacji ogłoszeń prowadzi do znacznego przyśpieszenia procesu, co wiąże się z jego efektywnością i przekłada na koszty. W Tigura korzystamy z Traffit – narzędzia, które w dużej mierze usprawnia prowadzone przez nas procesy rekrutacyjne:

ATS

www.traffit.com

5. Agencja rekrutacyjna – wydatek czy oszczędność?

Pytaniem, które zadają przedsiębiorcy na pewnym etapie procesów rekrutacyjnych jest często to, czy podejmować współpracę z podmiotem zewnętrznym. Do wyboru jest kilka opcji, duże międzynarodowe korporacje, Freelancerzy, niewielkie wyspecjalizowane w konkretnych dziedzinach agencje lub firmy leasingujące pracowników, a to wciąż niecała lista. Kwestią, która zawsze wydaje się być poruszana jest to „czy mi się opłaca?”. Najlepsza niestety odpowiedź na to pytanie to „zależy”. Jeżeli zlecimy rekrutacje kilku agencjom naraz i będziemy je traktować tylko jak banki CV, to spodziewane efekty nie będą spektakularne. Nawet jeżeli z każdą agencją rozliczamy się na zasadach Success Fee i nie ponosimy kosztów, jeżeli nie zatrudnimy przesłanego Kandydata to chyba nie o to chodzi. Wspólny cel to jak najszybciej zatrudnić jak najlepszego pracownika. Utrzymując kontakt z wieloma podmiotami i przekopując się przez nie profilowych Kandydów, których otrzymujemy przez niesprecyzowane wymagania tracimy w największym stopniu czas! A jak głosi stare mądre przysłowie czas to pieniądz. Przy nieobsadzonych kluczowych stanowiskach w firmie nie możemy na nich zarabiać. Prowadzi to do logicznego wniosku, że im dłużej nie mamy odpowiedniego pracownika, tym więcej tracimy. Czy więc agencja rekrutacyjna może być rozwiązaniem optymalizującym koszty naszej rekrutacji? Jak najbardziej! Jednak ważne jest kilka czynników:

  1. Po pierwsze dopiero nawiązanie relacji z współpracującymi rekruterami pozwoli na wzajemne zrozumienie potrzeb i wymagań i będzie owocowało dobrymi kandydaturami.
  2. Po drugie ważne jest to, aby wybrać podmiot najbardziej dostosowany do naszych potrzeb, jeżeli potrzebujemy pracowników produkcyjnych z Ukrainy, to należy zwrócić się do podmiotu, który się specjalizuje w akurat takich działaniach, jeżeli wysoko wykwalifikowanych programistów, to do agencji, która działa w wąskich branżach i prowadzi projekty w branży IT. Odpowiedni wybór jest kluczową zmienną w efektywnej współpracy.
  3. Po trzecie, jeżeli profil, na który poszukujemy pracownika jest bardzo wąski i wyspecjalizowany i poza naszymi kompetencjami to warto znaleźć na zewnątrz ekspertów w tej konkretnie dziedzinie
  4. Po czwarte, mając jedynie dział twardego HR, bez pracowników zajmujących się stricte rekrutacją i wyszukiwaniem Kandydatów, a dodatkowo zatrudniając specjalistów od czasu do czasu, a nie ciągle, warto znaleźć agencje, która specjalizuje się w Headhuntingu. Porządny research kandydatów wymaga wiele czasu i umiejętności i przy incydentalnych rekrutacjach tego typu bardziej opłaca się zatrudnić firmę z zewnątrz, niż budować te umiejętności wewnętrznie.

Czy więc koszty poniesione na opłaty rekrutacyjne dla agencji to oszczędność? Zawsze tam, gdzie są zadowalające nas efekty, a rekrutacje dzięki agencji zamykają się szybciej i efektywniej, z pewnością tak. Wartością dodaną w tym przypadku jest również bezpieczeństwo i wygoda, które zapewnia podmiot zewnętrzny.

Na koniec warto wspomnieć, że jednym z najbardziej kosztownych problemów z obszaru HR jakie ponoszą organizacje są nieudane rekrutacje. Ile wynosi strata w wyniku nieudanego zatrudnienia? Dokładne dane są oczywiście trudne do wyliczenia i zależą ściśle od stanowiska. Należy jednak pamiętać, że wlicza się w nie oprócz pensji pracownika również koszt jego szkoleń na początku zatrudnienia, kosz badań lekarskich, zakupienia niezbędnego dla niego sprzętu, czasu przełożonych, którzy wprowadzają nowego pracownika do firmy i oczywiście koszt zatrudnienia nowej osoby na jego miejsce. Szacuje się więc, że zatrudnienie nieodpowiedniego pracownika może kosztować firmę nawet wartość jego rocznego wynagrodzenia. Optymalizując zatem koszty rekrutacji pamiętajmy o najważniejszym celu, jaki powinien przyświecać procesowi rekrutacyjnemu – najważniejsza jest jakość!