Jak policzyć rekrutacje i pieniądze, które tracimy, kiedy nowo zatrudniony pracownik odchodzi? Czy kwota 91 tys. zł, którą wyliczyli Sedlak & Sedlak i PwC[1] jest prawdziwa? Co składa się na koszt nieudanej rekrutacji? Na te wszystkie pytania odpowiadamy poniżej.

Celem każdej rekrutacji jest nie tylko obsadzenie wolnego stanowiska pracy, ale zatrudnienie takiej osoby, która będzie dobrze wykonywać swoje obowiązki, zwiąże się z firmą na dłużej oraz wpisze się w kulturę organizacyjną firmy. Gra w „nie ten to następny” w przypadku rekrutacji to bardzo kosztowna zabawa. I nie chodzi tu tylko o stracony czas, który zauważamy zwykle jako pierwszy słysząc: „dziękuję za szansę, ale postanowiłem rozwijać się poza strukturami organizacji”, chodzi tu przede wszystkim o pieniądze, które traci firma.

W dzisiejszych czasach procesy rekrutacyjne potrafią trwać tygodniami, a nawet miesiącami. Czym bardziej specjalistyczne stanowisko i mniejsza dostępność kandydatów, tym dłużej szukamy odpowiedniej osoby. Co, jeżeli nasze zadowolenie z zatrudnienie nowego pracownika bardzo szybko ściera nam z twarzy „podziękowanie za współpracę”? Rozpoczynamy cały proces od początku i szukamy nowych kandydatów. Jakie koszty się z tym wiążą?

1. Koszt pensji zatrudnionego

Pamiętajmy, aby do obliczeń brać kwotę wynagrodzenia brutto pracownika doliczając do tego koszty pracodawcy takie jak ubezpieczenia emerytalne itp., która dopiero obrazuje realne koszty pracodawcy oraz przemnożyć to przez liczbę miesięcy pracy nowozatrudnionego. Autorzy raportu, o którym wspomnieliśmy na wstępie biorą do wyliczeń kwotę 3500 PLN netto, a więc około 4800 PLN brutto i tysiąc więcej, bo 5800 PLN z kosztami pracodawcy. Zakładając za autorami, że pracownik podziękuje nam po 3 miesiącach od zatrudnienia, koszt jego pensji do dla firmy już 17 400 PLN.

2. Kapitał ludzki

Jak to wycenić? Bardzo trudno i kwota ta uzależniona jest w ogromnej mierze od stanowiska, o jakim rozmawiamy. Tracąc dobrego pracownika, którego nie byliśmy w stanie utrzymać w firmie, ten koszt jest jednak bardzo dotkliwy. Kapitał intelektualny, który wniósł do firmy jest nam przecież potrzebny inaczej w ogóle nie uruchamialibyśmy rekrutacji.

3. Koszty administracyjne

Na koszty administracyjne składają się zwykle niewielkie sumy, które dodane do siebie stanowią już istotną część znikających z firmy wraz z pracownikiem pieniędzy. Możemy do nich zaliczyć między innymi koszty sprzętu potrzebnego do pracy jak: wykupione licencje, abonamenty czy leasing, ale także koszt przygotowania samego stanowiska pracy, koszt pracy specjalisty ds. administracji, który będzie się tym tematem zajmował, a nawet koszt materiałów biurowych.

4. Badania lekarskie

Nie można dopuścić pracownika do wykonywania obowiązków bez przejścia odpowiednich badań czy szkoleń, zgodnie z wymogami kodeksu pracy. Koszty tych badań w przypadku każdego nowego pracownika ponosi pracodawca. Kwoty rzędu kilkuset złotych stają się dotkliwe, zwłaszcza w przypadku dużej rotacji pracowników.

5. Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne

Pierwsze miesiące pracy to zwykle czas wdrożenia. Okres, kiedy pracownik przechodzi szereg szkoleń, związanych z samym stanowiskiem, ale także uczy się firmy. Czas i koszt tych szkoleń, nawet jeżeli nie są to faktury za szkolenia zewnętrzne, a wypłaty dla innych pracowników prowadzących szkolenia wewnętrzne – to także koszt pracodawcy.

6. Koszt samej rekrutacji odchodzącego oraz pracownika na jego miejsce

Na koszty samego procesu rekrutacyjnego składa się wiele elementów: koszt publikacji ogłoszeń o pracę, koszt pracy specjalistów z działu HR oraz Hiring Managerów uczestniczących w rozmowach kwalifikacyjnych, fee agencji rekrutacyjnej, koszt wykorzystywanych w firmie narzędzi do rekrutacji jak ATS, czy licencja LinkedIn itp. Wszystkie te koszty ponosimy podwójnie, raz przy pierwszej rekrutacji, drugi – uruchamiając ją od nowa szukając zastępstwa odchodzącego pracownika. Pewnym zabezpieczeniem jest zatrudnienie agencji rekrutacyjnej oferującej gwarancję na pracę kandydata. Wtedy istotną część tych kosztów w przypadku konieczności uruchomienia ponownej rekrutacji bierze na siebie agencja.

7. Czas potrzebny na wdrożenia

Powiedzenie „czas to pieniądz” w tym przypadku jest bardzo dosłowne. Każdy pracownik firmy, który uczestniczy we wdrożeniu nowozatrudnionych dorzuca się do kwoty 91 tys. którą traci firma wraz odejściem pracownika. Dodatkowo godziny pracy tych osób liczy się podwójnie: najpierw przy odchodzącym pracowniku, później przy jego zastępstwie.

8. Niewykorzystane okazje biznesowe

Patrząc na koszty związane z zatrudnieniem musimy zdawać sobie sprawę z tego, jak daleko należy szukać powiązań. Każdy miesiąc bez potrzebnego pracownika w firmie to strata realnych szans na rozwój biznesu. Bez względu na to czy szukamy handlowca, programisty czy asystenta zarządu, każda z tych osób jest w firmie potrzebna, skoro zdecydowaliśmy się ją zatrudnić, a bez niej firma traci możliwość większego zarobku.

9. Spadek efektywności pracowników i nadgodziny

Kiedy w firmie pojawia się nowy pracownik, cześć osób musi poświęcić czas przeznaczany do tej pory na inne aktywności – na jego wdrożenie, przez co spada wydajność ich pracy. Kiedy pracownik odchodzi – inni pracownicy musza przejąć jego obowiązki do momentu zakończenia wdrożenia osoby na jego miejsce, co często generuje nadgodziny.

10. Inne koszty jak odprawa, koszty prawne itp.

W tym miejscu znajdą się wszystkie dodatkowe koszty związane z zatrudnieniem, jak na przykład poniesienie kosztów zaniedbań pracownika, które doprowadziły do jego zwolnienia, konieczność rabatów czy zniżek dla klientów w ramach ocieplenia współpracy, jeżeli wina za jej ochłodzenie leży po stornie pracownika, który rozstaje się z firmą itp.

Wszystkie wymienione wyżej koszty składają się na finalna sumę 91 tys. zł, które ponosi firma z powodu nieudanych rekrutacji. Czy ta kwota jest prawdziwa? Oczywiście, że tak, a w przypadku niektórych stanowisk jest ona znacznie wyższa! Należy zaznaczyć, że to kwota jednego pracownika, a w ciągu roku takich nieudanych rekrutacji może być w firmie 5, 10 a może jeszcze więcej?!

Dlatego tak ważne jest, aby nie tylko zrekrutować odpowiedniego kandydata, ale także utrzymać go w firmie na dłużej. Kiedy udaje nam się zatrudnić nową osobę, która sprawdza się na swoim stanowisku i zostaje w firmie przez lata – wszystkie wymienione wyżej kwoty to inwestycja, nie koszt.

Wspomnieliśmy już, że jednym ze sposobów na ograniczenie wymienionych kosztów jest współpraca z agencją rekrutacyjną. Wtedy przynajmniej część kosztów związanych z wyszukaniem selekcją i weryfikacją nowego kandydata do pracy przejmuje agencja. Jeżeli chcecie dowiedzieć się więcej o tym, jak unikać kosztów nieudanych rekrutacji – zapraszamy do naszych wcześniejszych wpisów: Optymalizacja kosztów rekrutacji – https://www.tigura.pl/optymalizacja-kosztow-rekrutacji/ oraz 5 skutecznych sposobów rekrutacji pracowników – https://www.tigura.pl/5-skutecznych-sposobow-rekrutacji-pracownikow/.

---

[1] https://www.ican.pl/b/ile-nieudane-rekrutacje-kosztuja-twoja-firme/QAQpjtQ6